tugas pak triyono

BAB 1
PENGORGANISASIAN JNFORMASI TEREKAM
Bab ini memberikan ikhtisar bidang organisasi informasi terekam. Istilah yang digunakan di sini yang mungkin tidak akan mudah dikenal oleh orang baru di bidang informasi pengorganisasian akan dijelaskan dalam bab-bab selanjutnya. Sementara itu pembaca akan menemukan definisi dari istilah yang paling dikenal dalam kamus glossary ini.

YANG PERLU Di ORGANISASI
Tampaknya ada dorongan dasar pada manusia untuk mengatur. Psikolog mengatakan bahwa otak bayi mengatur gambar ke dalam kategori-kategori seperti "wajah" atau "makanan." Anak kecil melakukan pengelompokkan saat bermain. Dengan beberapa individu kebutuhan jauh lebih kuat dibandingkan dengan orang lain, Mereka yang beroperasi pada pepatah "Sebuah tempat untuk segala sesuatu dan segala sesuatu di tempatnya" tidak bisa mulai bekerja sampai pekerjaan permukaan akan dihapus dan setiap objek liar telah dimasukkan ke dalam tempatnya. Artinya, orang semacam itu harus "diatur" sebelum memulai sebuah proyek baru. Tetapi bahkan orang-orang yang bekerja. ruang tampak berantakan atau kacau memiliki beberapa organisasi di kepala mereka. Orang-orang tersebut biasanya memiliki beberapa gagasan, atau mungkin pengetahuan tertentu, dari apa yang dalam berbagai tumpukan atau koleksi "barang." Terlepas dari gaya pribadi seseorang Namun, proses belajar manusia didasarkan pada kemampuan untuk menganalisa dan mengorganisasi data, informasi, dan pengetahuan.
Kami mengatur karena kita perlu untuk mengambil. Dapur diatur sehingga peralatan memasak mudah diakses dan bahan makanan dan bumbu-bumbu dapat digunakan sesuai kebutuhan. Tempat kerja diatur sehingga catatan yang sesuai dpt dan pekerjaan dapat dilakukan. Proses belajar diatur sehingga hubungan di antara ide-ide dapat digunakan untuk membantu pelajar dalam mengingat materi yang dipelajari. Pengambilan informasi ini bergantung pada yang telah terorganisir. Informasi yang dibutuhkan dalam semua aspek kehidupan-misalnya, karena alasan kesehatan, untuk saling memahami, untuk mengetahui seseorang relatioiiships, untuk memperbaiki hal-hal yang rusak, atau hanya untuk memperluas pengetahuan kita. Beberapa informasi ini telah berasimilasi dan pengetahuan di salah satu toko, sementara informasi lain harus dicari. Jika tidak terorganisasi, sulit, kalau bukan mustahil, untuk menemukan. Jadi kita memiliki semua jenis Dari alat yang terorganisir untuk membantu dalam proses menemukan informasi yang kita butuhkan:
buku telepon, direktori, kamus, ensiklopedi bibliografi, indeks, katalog, museum register, arsip finding aids, dan database, antara lain.
Organisasi informasi juga memungkinkan kita untuk menyimpan catatan yang dapat digunakan upaya manusia untuk anak cucu. Perpustakaan, arsip, museum, dan jenis lembaga-lembaga lain telah melakukan ini selama bertahun-tahun. (Buku ini tidak berurusan dengan organisasi di perusahaan-perusahaan komersial yang telah mengumpulkan koleksi untuk tujuan penjualan, daripada mengumpulkan untuk generasi '.)

SIFAT INFORMASI
Aku kadang-kadang diberikan siswa daftar berikut syarat dan kemudian meminta mereka untuk menempatkan syarat-syarat agar dari tingkat terendah berpikir tertinggi; pemahaman, data, pengetahuan, kebijaksanaan, informajori Clifford Stoll, dalam bukunya Silicon Snake Oil: Kedua Thoughts on the Jrformati Highway, discused kata-kata ini yang kita gunakan untuk menunjukkan tingkat pemahaman yang berbeda dari simbol-simbol. "perintah-Nya, menunjukkan simbol dari yang paling bermakna bagi yang paling berarti. adalah: data, informasi, pengetahuan, Pahami ng, kebijaksanaan. Mana yang kita organlz! Ng n hbrares, museum, arsip, dan sejenisnya? Ada berjalan argumen antara mereka yang percaya bahwa kita mengorganisir informasi dan mereka yang percaya bahwa kita mengorganisir pengetahuan. Prasangka saya jelas dari judul buku ini. Tampaknya bagi saya bahwa saya dapat menggunakan pengetahuan saya untuk menulis sebuah buku, tapi sampai Anda membaca buku itu, memahaminya, dan mengintegrasikannya ke dalam pengetahuan Anda sendiri, itu hanya informasi. Itu sebabnya 1 percaya kita mengatur informasi-sehingga orang lain dapat menemukannya, membaca atau sebaliknya menyerapnya, dan menggunakannya untuk menambah toko mereka sendiri pengetahuan.
Perhatikan bahwa dalam paragraf sebelumnya, saya mengatakan bahwa Anda membaca, memahami, dan kemudian mengintegrasikan pengetahuan Anda sendiri. Jadi saya tidak yakin tentang Stoll's meletakkan pemahaman setelah pengetahuan. Saya kira itu dua dapat saling terjalin. Anda perlu memiliki beberapa pemahaman dalam rangka untuk memasukkan sesuatu ke dalam pengetahuan Anda, tetapi Anda harus memiliki sejumlah pengetahuan untuk memahami hal-hal baru.
Menurut beberapa kamus, pengetahuan ada dalam pikiran seseorang yang telah mempelajari masalah, mengerti, dan mungkin telah ditambahkan ke dalamnya melalui penelitian atau cara lain: kamus yang sama menunjukkan bahwa informasi adalah penerimaan komunikasi atau pengetahuan. Komunikasi semacam itu terjadi di sebagian besar melalui rekaman pengetahuan dalam beberapa mode. Orang menulis, berbicara, menulis, melukis, memahat, dan dalam banyak cara lain berusaha untuk mengkomunikasikan pengetahuan mereka kepada orang lain. Buku ini, misalnya, adalah representasi pengetahuan saya, tetapi bukan merupakan representasi lengkap pengetahuan saya tentang subjek ini. Hal ini, tidak diragukan lagi, representasi yang tidak sempurna, dalam arti bahwa beberapa konsep mungkin tidak dapat dijelaskan sejelas aku benar-benar memahami mereka. Namun, itu bukan representasi dari pengetahuan pembaca hingga pembaca telah membaca dan memahaminya. Artinya, itu adalah informasi yang dapat ditempatkan ke dalam skema organisasi dari yang dapat diambil untuk dipelajari oleh mereka yang tertarik dalam meningkatkan pengetahuan mereka tentang subyek.
Jadi saya memilih untuk menggunakan istilah informasi daripada pengetahuan sebagai ekspresi dari apa yang saya percaya kita mengatur saat kita mengatur untuk-kepentingan orang lain. Ini bukan rejecrion dari "organisasi pengetahuan," Namun. Pengetahuan THC yang ada dalam otak orang sedang dimanfaatkan dalam berbagai situasi. Saya bekerja pada pengorganisasian pengetahuan saya sendiri setiap kali saya menulis. Para pustakawan knowicdgc acuan digunakan dalam cara yang terorganisir whcn mereka membantu pelanggan dalam answenng pertanyaan. Tahu! Tepi manajemen "telah baru-baru ini masuk ke penggunaannya dalam administrasi organisasi dan dibahas di bawah ini.

SIFAT ORGANISASI tercatat INFORMASI
Seperti disebutkan sebelumnya, buku ini membahas organisasi informasi yang tercatat, sebagai cara lain yang diperlukan untuk "mengatur" informasi yang hanya berbicara, mendengar, atau memikirkan. Informasi direkam Namun, mencakup jauh lebih banyak daripada teks. Video dan audio rekaman, foto, kartografi, representasi, dan halaman Web yang tercatat semua contoh informasi yang tidak hanya "teks." Oleh karena itu, daripada menggunakan kata-kata seperti buku atau item untuk merujuk pada unit organizable informasi, istilah paket informasi yang digunakan dalam buku ini.
Ronald Hagler, dalam bukunya The Bibliographic Record dan Teknologi Informasi, telah mengidentifikasi enam fungsi dari daftar bibliografi control.2 Nya mencerminkan tujuan dari buku-yaitu, penekanannya adalah pada pekerjaan pustakawan. Namun, daftar, disajikan dan diuraikan di bawah ini, dengan kata-kata diubah untuk menjadi inklusif dari semua informasi yang tercatat, mencerminkan aktivitas utama yang terlibat dalam organisasi informasi yang tercatat.
1. Identfying keberadaan semua jenis paket informasi seperti yang dibuat tersedia.
Sebuah buku dapat dipublikasikan atau situs Web yang dapat didirikan, sedikit jika tidak ada yang tahu keberadaannya kecuali orang yang (s) yang terlibat dalam penciptaannya, akan tidak ada informasi berguna untuk siapa pun. Keberadaan dan identitas dapat dibuat dikenal di niany cara: penerbit 'pengumuman, e-mail announcenients, ulasan, yang berhubungan dengan subjek listing, untuk beberapa nama. Kebanyakan penerbit membuat daftar katalog produk mereka bersama dengan abstrak bagi mereka. Referensi perangkat seperti Buku Cetak adalah hasil dari kegiatan ini. Beberapa online jurnal mengirim e-mail biasa pengumuman, menjelaskan isi, agar pembaca tahu ketika sebuah masalah baru tersedia. Beberapa organisasi berita memungkinkan orang untuk mendaftar untuk menerima e-mail pengumuman tentang informasi baru tersedia di situs Web organisasi atau tentang cara memesan rekaman program-program khusus, dan sebagainya.

2. Identifting karya-karya yang terkandung dalam informasi paket atau sebagai bagian dari mereka.
Pada sebagian besar kasus satu paket informasi yang sama dengan satu pekerjaan. Namun, sebuah kumpulan cerita pendek atau pengelompokan karya-karya artistik dapat dianggap-menjadi sebuah paket informasi secara keseluruhan, masing-masing individu atau cerita atau karya artistik dapat dianggap sebagai sebuah paket informasi. Itu tergantung pada seberapa banyak rincian yang diinginkan. Sebuah situs Web yang adalah semua tentang orang terkenal mungkin memiliki karya-karya digital individu orang, materi biografi, kisah yang ditulis oleh orang sezamannya, rekening peristiwa kontemporer ke hidup seseorang, dan bagian lain. Tulisan-tulisan tentang pribadi dan mungkin theevents karya-karya penting dalam hak mereka sendiri dan mungkin perlu diidentifikasi secara terpisah.

3 sistematis menarik bersama paket informasi ini ZnO koleksi di perpustakaan, arsip, museum, komunikasi internet file, dan lain-lain deposit.
Kegiatan menciptakan koleksi telah memikirkan secara tradisional sebagai provinsi lembaga seperti perpustakaan, arsip, dan museum. Tapi koleksi selalu dibuat dalam banyak situasi yang lain: misalnya, koleksi pribadi terdiri atas karena suatu kepentingan dalam ii1teise jenis informasi tertentu, kantor koleksi informasi internal dan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor, departemen universitas koleksi bahan yang dibutuhkan untuk mengajar di disiplin tertentu, dan sebagainya. Sekarang sangat mudah untuk membuat koleksi ini diketahui umum, daftar yang disediakan di situs Web. Koleksi sering termasuk sumber daya elektronik tidak diadakan secara lokal. Banyak institusi membeli hak untuk mengizinkan pengguna koleksi mereka untuk mencari suatu sumber daya online. Beberapa sumber daya hanya bisa diakses secara online. Lain juga tersedia di media cetak. Bagian dari proses pengorganisasian adalah menentukan apakah sumber daya tersebut perlu ditambahkan ke salah satu koleksi dalam beberapa cara permanen.

4 Memproduksi 1sts paket infonnation ini disiapkan sesuai aturan standar untuk rujukan.
Daftar diciptakan dalam proses informasi menggambarkan paket termasuk bibliografi, indeks, katalog perpustakaan, arsip finding aids, Museum register, serta direktori Web. Ini adalah penting bagi pengambilan informasi individual paket, karena jika seseorang mencari barang yang dikenal, terutama yang nyata yang membutuhkan lokasi fisik, perlu untuk menemukan itu tercantum di suatu tempat. Daftar seperti itu mungkin dalam bentuk cetak maupun elektronik.

Menyediakan 5 nama, judul, subjek, berguna and.other akses ke paket informasi ini.
Kegiatan yang menambahkan nilai yang paling manfaat dan pengambilan potentiaj dari koleksi adalah penyediaan dikendalikan otoritas-nama, judul, dan subjek jalur akses ke informasi deskripsi paket. Kata Kunci akses dapat memberikan lebih atau kurang secara otomatis dan "pada
seorang the-fly "-yaitu, setiap informasi dalam bentuk elektronik dapat ditemukan dengan mencari sebuah kata yang muncul dalam paket informasi elektronik. Namun, sebagai ukuran koleksi digeledah meningkat, hasil pencarian kata kunci menjadi kurang dan kurang memuaskan. Lebih memuaskan Pengambilan berasal dari kemampuan untuk mencari nama, gelar, dan dikendalikan kosa kata yang telah dibuat di bawah kendali otoritas, biasanya oleh manusia. Jika seseorang telah diidentifikasi oleh berbagai bentuk nama, dan jika nama itu akan dibawa di bawah kendali otoritas, lalu mencari satu bentuk nama informatioti akan mengambil paket yang berhubungan dengan orang tanpa memandang bentuk nama yang muncul dalam paket tertentu . Jika lapangan pekerjaannya telah diberikan judul yang berbeda dalam manifestasi yang berbeda, pencarian untuk salah satu judul akan mengambil semua. Jika sistem yang dikontrol menggunakan kosa kata, pencarian untuk kata dengan lebih dari satu makna (yang meliputi sebagian besar kata dalam bahasa Inggris) akan memungkinkan diferensiasi di antara berbagai makna dan akan mengarahkan seseorang untuk lebih luas, sempit, dan istilah terkait. Ini juga akan membawa bersama di bawah satu istilah semua istilah sinonim yang dapat digunakan untuk mengekspresikan sebuah konsep.
Otoritas-akses dikendalikan tidak banyak menggunakan sistem kecuali dirancang untuk mengambil keuntungan dari itu. Oleh karena itu, sebagian besar informasi pengorganisasian sistem merancang untuk mencari dan menampilkan informasi yang akan memungkinkan para pencari untuk menemukan dengan mudah apa yang mereka butuhkan dan inginkan.

6. Menyediakan sarana informasi lokasi masing-masing paket atau rekan / y dari itu.
Lokasi paket informasi telah, paling tidak satu abad, nilai tambah oleh lembaga-lembaga dengan koleksi. Katalog atau daftar lain yang dibuat dalam lembaga-lembaga ini memberikan informasi mengenai lokasi fisik dari informasi paket, jika belum dibawa keluar oleh seorang pelindung atau tidak digunakan oleh seseorang di tempat. Dalam banyak perpustakaan online katalog, circulatiofl. informasi yang tersedia sehingga jika suatu item telah diambil keluar dari perpustakaan, informasi yang tersedia dengan informasi lokasi. Bibliographic jaringan (misalnya, OCLC, RLIN) memungkinkan satu untuk mengetahui lokasi fisik sendiri barang tertentu. Banyak perpustakaan, museum, dan arsip-arsip katalog yang tersedia di Internet. Seseorang dapat belajar dari ini yang ownan lokasi item, apakah itu pinjaman di lokasi tertentu (biasanya sebuah perpustakaan, sebagai arsip dan museum pada umumnya tidak beredar item dari koleksi mereka), dan sering apakah item dalam pesanan dan bila diharapkan tiba.
Secara tradisional, bibliografi dan indeks belum memberikan informasi lokasi. Daftar bibliografi informasi paket-paket yang ada di suatu tempat, tapi jarang mengatakan di mana. Indeks memberikan pekerjaan yang lebih besar di mana pekerjaan yang lebih kecil yang terdaftar dapat ditemukan (misalnya, di mana sebuah artikel jurnal dapat ditemukan), tetapi tidak memberikan lokasi fisik pekerjaan yang lebih besar. Semua ini masih berlaku untuk sumber daya yang nyata, tetapi untuk sumber daya elektronik yang ditemukan di Internet, hal ini menjadi lebih umum untuk memberikan lokasi (misalnya, URL) dalam daftar yang mencakup sumber daya elektronik. Namun, ketidakstabilan URL membuatnya sulit untuk menjaga mereka saat ini.

ORGANISASI INFORMASI DI LINGKUNGAN BERBEDA
Ada banyak lingkungan di mana therc adalah keinginan untuk informasi organiz begitu. bahwa itu akan dia dpt untuk berbagai tujuan dan agar setidaknya beberapa dari itu akan disimpan untuk anak cucu. Yang akan dibahas di sini adalah perpustakaan dari semua jenis, arsip, museum dan galeri seni, Internet (termasuk perpustakaan digital), data administrasi lingkungan, dan manajemen pengetahuan lingkungan.

Perpustakaan
Kami menganggap perpustakaan pertama karena mereka memiliki tradisi terpanjang mengelola informasi untuk tujuan pengambilan dan untuk anak cucu. Seperti disebutkan sebelumnya, proses dimulai dengan koleksi. Koleksi di perpustakaan diciptakan melalui proses yang disebut pengembangan koleksi. Koleksi paket-paket informasi nyata paling sering dikembangkan dalam tiga cara: (1) pustakawan belajar tentang adanya karya-karya baru melalui resensi, penerbit 'pengumuman, permintaan dari pengguna perpustakaan, dan sejenisnya, dan kemudian memerintahkan bahan-bahan yang sesuai; (2) hadiah diberikan kepada perpustakaan; dan / atau (3) persetujuan rencana, bekerja dengan satu atau lebih vendor; membawa item baru terpilih sesuai dengan profil. Dan, tentu saja, jurnal terus menambah ukuran koleksi kecuali langganan yang dijatuhkan.

Ketika bahan baru tiba untuk tambahan koleksi, entitas fisik harus diatur dalam beberapa mode. Mereka dapat ditempatkan pada rak-rak dalam urutan di mana mereka datang, atau mereka mungkin ditempatkan dalam beberapa urutan lebih bermakna. Mereka bisa ditempatkan dalam urutan abjad, seperti yang banyak fiksi dan biografi bagian disusun. Paling, bagaimanapun, disusun oleh klasifikasi.

Klasifikasi bahan adalah bagian dari proses katalogisasi, yang biasanya merupakan kegiatan pertama setelah penerimaan bahan. Katalogisasi item melibatkan individu membuat deskripsi item fisik; memilih nama dan gelar tertentu untuk melayani sebagai jalur akses untuk sampai ke deskripsi dalam katalog; otoritas melakukan pekerjaan pada nama-nama dan judul, subjek melakukan analisis terhadap isi karya dalam item; memilih judul subjek dan klasifikasi notasi untuk mewakili analisis subjek, dan nomor panggilan menciptakan (lokasi perangkat), biasanya dengan menambahkan nomor Cutter klasifikasi notasi untuk membuat set unik huruf dan angka untuk mengidentifikasi item fisik tertentu . Sebagian besar catatan sehingga menciptakan dikodekan dengan Machine Readable Katalogisasi (MARC) format sehingga mereka dapat ditampilkan dalam Perpustakaan Integrated Systems (ILSs) yang paling perpustakaan sudah.

Akhirnya, item fisik harus "diproses" sehingga mereka dapat ditempatkan dengan koleksi. Hal ini melibatkan buku menghapus atau menambahkan jaket, menempatkan strip keamanan dalam atau pada item, menempatkan label nomor panggil dan bar-kode pada item, mengirimkan suatu item ke dalam konservasi / pelestarian departemen jika item yang lebih tua yang tidak baik dalam bentuk, dan sebagainya.

Dua hasil utama dari proses katalogisasi koleksi pengaturan dan penciptaan dan pemeliharaan dari katalog yang menyediakan akses utama ke koleksi. THC katalog dapat menunjukkan apa yang ada di collcction ditulis oleh pengarang tertentu, memiliki judul tertentu, atau pada mata pelajaran tertentu. Hal ini juga collocates (yaitu, membawa bersama-sama) semua karya-karya seorang penulis dan semua edisi kerja, dan semua bekerja pada suatu subjek, meskipun mereka mungkin tidak dibawa bersama dalam collections.3 Akhirnya, katalog menyediakan beberapa lokasi jenis perangkat untuk menunjukkan di mana dalam koleksi item akan ditemukan, dengan asumsi tidak beredar ke user.

Sebelum online katalog ada, perpustakaan kartu utama, buku, atau Komputer Output Book (COM) katalog biasanya dilengkapi dengan katalog lainnya. Katalog untuk perpustakaan departemen, catatan serial kepemilikan, format khusus katalog, dan shelflists berisi informasi lokasi salinan tertentu dari suatu barang yang paling umum. Semua ini telah dimasukkan ke dalam satu database di kebanyakan online katalog. Selain itu, sebagian besar online katalog merupakan bagian dari sistem terpadu, yang berarti bahwa informasi sirkulasi katalog dapat menemani setiap record.

Sampai baru-baru ini pada katalog online terus berisi catatan hanya untuk barang-barang secara fisik yang dimiliki oleh sistem perpustakaan. Seperti perpustakaan sudah memasuki hubungan koperasi, prinsip ini mengatakan "apa perpustakaan telah" telah mengikis. Dalam persatuan katalog yang berisi catatan dari perpustakaan lebih dari satu lembaga, konsep diperluas untuk "apa yang paling tidak salah satu perpustakaan yang bekerja sama." Akhir-akhir ini, penambahan catatan Internet berarti bahwa sejumlah katalog sekarang berisi catatan untuk "apa perpustakaan dapat memberikan akses ke," termasuk "apa perpustakaan ini."

Online katalog juga dapat gateway untuk sistem di luar seperti jaringan bibliografi (misalnya, OCLC, RUN) yang dapat memberitahu di mana suatu paket informasi dapat ditemukan jika tidak dalam katalog lokal. Item kemudian dapat diminta melalui pinjaman antar perpustakaan (Ill). Selain itu, database bibliografis dan teks dapat diakses dari katalog gateway. Banyak dari ini telah menjadi sistem pengiriman dokumen. Selain utama katalog online telah akses ke World Wide Web (selanjutnya disebut sebagai Web). Banyak perpustakaan yang katalogisasi Internet resou.rces yang tampaknya menjadi penting bagi pengguna yang katalog, dan URL dalam sebuah catatan katalog dapat hyperlink ke Web untuk akses cepat ke informasi paket yang diwakili oleh catatan katalog. Seperti disebutkan sebelumnya, sebuah tantangan besar telah menjaga URL up-to-date.

Pengaruh lain pada proses organisasi di perpustakaan ditemukan dalam proses referensi. Perpustakaan diatur sehingga informasi dapat diambil. Dalam proses referensi sukses. organisasi diuji. Jika ditemukan untuk menjadi sulit untuk digunakan, beberapa proses organisasi harus ia Redone. Layanan administrasi di perpustakaan juga harus peduli dengan organisasi informasi. Administrator bertanggung jawab atas keputusan teknologi yang secara langsung dipengaruhi oleh organisasi THC informasi dicatat dalam pengaturan. Sebaliknya, administrator 'mempengaruhi keputusan-masa depan, di mana kekacauan elektronik akan tercipta jika organisasi informasi tidak didukung.

Arsip
Perpustakaan menjadi lebih dan lebih standar sepanjang abad kedua puluh, dengan banyak sumber informasi di perpustakaan duplikasi sumber daya yang lain, tapi ini bukan situasi dalam arsip. Arsip biasanya terdiri dari item yang unik. Oleh karena itu, sekali orang menganggap bahwa standardisasi itu tidak perlu. Arsip tidak bisa mengambil keuntungan dari katalogisasi salinan (yaitu, dengan menggunakan catatan katalog yang dibuat oleh lembaga-lembaga lain) karena mereka tidak katalogisasi bahan-bahan yang juga dimiliki tempat lain. Baru-baru ini, bagaimanapun, arsip telah melihat gerakan standardisasi signifikan.

Arsip catatan melestarikan nilai yang abadi dokumen organisasi atau kegiatan pribadi yang terkumpul dalam perjalanan kehidupan sehari-hari dan bekerja. Catatan organisasi terdiri dari hal-hal seperti laporan tahunan, korespondensi, catatan personel, dan sejenisnya. Catatan pribadi mungkin terdiri dari hal-hal seperti surat-menyurat, naskah, dan surat-surat pribadi, atau mungkin koleksi memorabilia atau lembar memo. Meskipun dalam arsip bahan sering dianggap "lama," ini tidak selalu begitu. Selanjutnya, bahan-bahan arsip dapat dalam berbagai format: teks, gambar grafis, rekaman musik, rekaman gambar bergerak, di atas kertas atau dalam format analog atau digital.

Bahan arsip telah diselenggarakan selama berabad-abad. Tidak seperti bahan pustaka, bahan arsip diatur dan dijelaskan dalam kelompok. Sampai beberapa dekade terakhir, setiap arsip memilih caranya sendiri untuk mengatur informasi, terutama mengenai tingkat kontrol dan kedalaman clescription. Ada beberapa sekolah utama pemikiran selama bertahun-tahun bagaimana informasi arsip organisasi harus dilakukan. Salah satu yang tampaknya telah menang menyatakan bahwa prinsip-prinsip dasar organisasi asalnya dan ketertiban asli. Provenance adalah originator (yaitu, tubuh perusahaan atau individu) yang menciptakan, mengumpulkan, dan memelihara koleksi sebelum dikirim ke arsip. Istilah asalnya juga digunakan untuk menunjukkan sejarah kepemilikan artefak tertentu atau kumpulan informasi arsip. Pesanan asli urutan pencetus sebuah koleksi arsip disimpan atau menciptakan koleksi. Kebanyakan arsip sekarang menjaga isi koleksi individu di dalam arsip secara keseluruhan di urutan asli, dan koleksi dipertahankan menurut asalnya.

Standardisasi dan kerjasama telah datang ke dunia chival ai bagian because_of meningkatnya minat dalam-penelitian-involvingdocumen-ts-dan arsip-arsip koleksi ditempatkan di seluruh dunia. Selain itu, bunga yang telah berkembang, khususnya dalam masyarakat akademik, dalam memasuki collcctions deskripsi arsip ke dalam database yang sama dengan catatan katalog perpustakaan. Itu kini menjadi mungkin untuk dengan mudah berbagi pengetahuan tentang keberadaan koleksi ini di Internet.
Deskripsi dari bahan arsip dapat mengambil satu atau lebih bentuk yang berbeda. Sebuah catatan pencapaian merangkum informasi mengenai sumber koleksi, memberikan keadaan dari akuisisi (yang diperlakukan secara lebih lengkap dalam file donor), dan secara singkat menggambarkan data fisik dan isinya untuk koleksi. Sebuah bantuan menemukan isi memberikan catatan rinci sejarah dan konteks organisasi pengumpulan dan terus dengan menjelaskan konteksnya, mungkin menyediakan inventaris menjabarkan apa yang ada di setiap kotak. Mungkin juga berisi rincian fisik seperti kehadiran rapuh atau bahan rapuh. Sebuah catatan katalog adalah versi singkat yang jauh dari menemukan bantuan.

Bahan arsip biasanya disimpan di rak-rak buku tertutup, hanya bisa diakses oleh staf. Tidak ada browsing dan umum sehingga pengaturan tidak perlu harus diklasifikasikan sebagai biasanya benar dalam tumpukan perpustakaan yang terbuka. Setiap classificaton diberikan, dalam hal apapun, akan sangat luas untuk hampir tidak berguna, karena sifat beragam koleksi masing-masing.

Ketika dunia arsip menjadi tertarik dalam menempatkan para katalog catatan ke database bibliografi pada 1980-an, sebuah format MARC arsip dan naskah control (AMC) telah dikembangkan (MARC-AMC). Walaupun beberapa masalah berlama-lama, format terus digunakan untuk kode arsip catatan katalog (sekarang dengan nama "bahan campuran" bukannya AMC). Dalam beberapa tahun terakhir SGML / XML disandikan berbasis Archival Description (EAD) standar yang telah dikembangkan untuk tujuan pengkodean finding aids sehingga mereka dapat ditampilkan pada Web.

ArEhival organisasi informasi yang diperlukan untuk digunakan, baik yang menggunakan adalah untuk administrasi, historis, atau alasan pribadi. Hal ini juga berguna untuk arsip yang ingin me-mount pameran baik dalam sesuatu seperti pengaturan akademis atau mungkin di Web. Jika koleksi terorganisasi dengan baik dan terdokumentasi, seorang eksponen bisa menggunakan ini untuk mencari tambahan yang sesuai pameran.

Museum dan Galeri Seni
Museum dan galeri seni digabungkan di sini, karena jenis galeri seni yang sedang dibahas (misalnya, National Gallery of Art) beroperasi dengan cara-mirip dengan museum. Galeri seni yang menampilkan seni untuk tujuan penjualan tidak tercakup dalam buku ini.

Meskipun perpustakaan dan arsip berisi beberapa materi visual, sebagian besar dari koleksi museum dan galeri seni visual yang terdiri dari materi dalam dua atau bentuk tiga dimensi. Pada koleksi seperti itu secara tradisional telah diatur untuk penggunaan internal saja, tetapi kebutuhan penelitian baru-baru ini telah diberikan perhatian. Bahkan ketika kebutuhan para peneliti jauh diperhitungkan, kurator mungkin enggan untuk memberikan kontribusi beberapa data karena bisa mewakili data yang dibuat oleh individu dalam proses penelitian dan mungkin belum publishei

Museum atau galeri karya seni atau artefak diperoleh melalui akuisisi lembaga departemen. Seperti yang dilakukan dalam arsip, catatan aksesi diciptakan, meskipun praktek di museum sejarah alam agak berbeda. Dalam museum sejarah alam, artefak sebagian besar diperoleh dari lapangan, dan catatan lapangan awal dibuat. Jika memutuskan untuk menyimpan benda-benda dalam koleksi, catatan aksesi diciptakan. Dalam beberapa kasus kelompok objek serupa digambarkan sebagai satu banyak yang diberikan satu aksesi, nomor. Curating benda individu, yang mungkin tidak terjadi untuk beberapa waktu, hasil di tingkat departemen katalog record dengan urutan numerik mereka sendiri.

Selain di museum-museum sejarah alam jenis, item akan terdaftar setelah accessioned. Pendaftaran adalah proses seperti katalogisasi di perpustakaan dan arsip. Register berfungsi sebagai katalog dalam organisasi itu menetapkan kontrol atas karya seni dan artefak. Sebuah perkembangan yang lumayan baru adalah penggunaan bibliografi utilitas untuk mengendalikan organisasi seni dan artefak, walaupun demikian catatan yang dibuat masih belum tentu diterima di masyarakat museum.
Di museum, seperti dalam arsip, asalnya adalah informasi penting dan sangat penting dalam menentukan nama objek. Baik asalnya dan kondisi harus muncul dengan semua informasi tentang objek dalam katalog atau catatan pendaftaran. Suatu aspek dari catatan menciptakan objek dan museum seni yang sangat berbeda dari membuat catatan untuk teks adalah bahwa benda-benda yang dikenal sering tidak sempurna pada saat accessioning dan mendaftar. Mungkin ada akumulasi informasi yang saling bertentangan dari waktu ke waktu.

Deskripsi materi visual sering lebih sulit daripada deskripsi bahan tekstual. Ada lebih ketergantungan pada persepsi orang yang melakukan menggambarkan. Seringkali tidak ada kata-kata yang berhubungan dengan item sama sekali; itu perlu untuk describer item tersebut untuk menggunakan kata-kata mereka sendiri. Sebuah catatan memiliki banyak bidang dibandingkan dengan catatan katalog perpustakaan biasa. Beberapa bidang yang mungkin dibutuhkan untuk benda-benda seni yang tidak digunakan di perpustakaan adalah: Bahan konten, Teknik (s), Studio asal, Jenis peralatan yang digunakan. Color (s), Tekstur, Desain simbolisme, Provenance, Pameran sejarah, Instalasi pertimbangan, dan Hasil penilaian. Bahkan dengan bidang tambahan, tidaklah mungkin untuk mengantisipasi semua menggunakan peneliti mungkin akan menemukan dalam seni atau artefak. Sebuah pemandangan jalan dari satu abad yang lalu semoga ia berguna bagi sejarawan, arsitek, perencana kota, budaya sejarawan, med4al peneliti, sosiolog, mahasiswa fotografi, atau orang lain. Sistem sedang dikembangkan yang dimulai dengan pertanyaan yang menggunakan teks deskripsi, kemudian hasil query memungkinkan pencari untuk mencari pengganti gambar.

Analisis subjek juga lebih sulit bagi bahan visual-gambar tidak menceritakan dalam kata-kata tentang apa itu. Selain itu, batas antara deskripsi dan analisis subjek lebih sulit untuk menggambar. Orang mungkin menjelaskan sebuah karya seni sebagai sebuah lukisan wanita dalam gaun biru memegang dan melihat bayi-ini adalah deskripsi. Tapi jika seseorang memberi subjek bekerja sebagai "Maria dan Yesus," satu telah melewati batas ke dalam interpretasi (un kurang ini dalam judul dari pekerjaan yang diberikan oleh seniman). Dan jika seseorang menggunakan deskripsi seperti "cinta seorang ibu," jelas salah menafsirkan.

Sebuah hambatan untuk katalogisasi koperasi telah menjadi pengertian yang dipegang teguh memegang museum benda-benda unik. Ini mungkin kurang benar sejarah alam koleksi dibandingkan koleksi museum dan seni. Meskipun setiap spesimen bug atau burung unik, masing-masing mewakili sebuah kelas organisme yang dapat diidentifikasi pada tingkat genus dan spesies. Ada harus menyalin catatan khusus, tetapi ini tidak menghalangi gagasan koperasi katalogisasi untuk akses koperasi. Namun, seperti yang berlaku bagi koperasi katalogisasi perpustakaan ketika pertama kali diperkenalkan, kurator museum takut kehilangan kontrol individu dan level detail. Mereka telah enggan untuk memberikan mereka terminologi dan organisasi lokal untuk berpartisipasi dalam bibliografi utilitas. Ini berubah, namun. Bab 7 menjelaskan beberapa museum koperasi proyek yang saat ini sedang berjalan.

Selain koleksi utamanya, museum atau galeri seni juga dapat memiliki sebuah arsip, sebuah program pengelolaan catatan, dan perpustakaan. Perpustakaan mungkin berisi bahan-bahan yang menerbitkan dokumen atau berhubungan dengan museum atau galeri seni koleksi. Seperti halnya dengan bahan-bahan arsip, museum / galeri seni koleksi hanya bisa diakses oleh staf. Sebagian besar koleksi yang tersimpan di belakang layar sementara hanya sebagian adalah pada layar pada satu waktu. Di belakang layar, item dinomori dengan cara sehingga mereka dapat diambil sesuai kebutuhan. Orang yang bertanggung jawab atas barang bukti harus membuat berat menggunakan sistem kontrol organisasi. Selain itu, koleksi ini semakin sering digunakan untuk penelitian oleh orang-orang dengan beragam kebutuhan penelitian.

Internet
Internet telah disamakan dengan sebuah perpustakaan di mana semua buku yang telah dibuang di lantai dan tidak ada katalog. Selama beberapa tahun upaya telah dilakukan untuk menemukan cara untuk mendapatkan kontrol atas internet, namun belum dapat mengatakan bahwa itu terorganisir. Ada begitu banyak berubah begitu cepat sehingga upaya mungkin mulai dari tanggal dalam beberapa bulan. Pada akhir 1990-an, diperkirakan oleh sejumlah ahli internet bahwa tahun Web adalah enam sampai sembilan minggu. Dengan kata lain, jumlah perubahan yang terjadi dalam masyarakat dalam satu tahun terjadi di Web dalam enam sampai sembilan minggu. Dengan jatuhnya "dot com" lingkungan dan dengan faktor-faktor menstabilkan lain, laju perubahan telah melambat. Namun demikian, mendapatkan pegangan organisasi masih menjadi tantangan.

Beberapa pendekatan berbeda sedang diambil dalam usaha untuk mengatur Internet. Perpustakaan telah berusaha menggunakan cara-cara tradisional untuk organisasi. Beberapa pustakawan, misalnya, telah mengumpulkan bibliog raphies situs Web. Beberapa bibliografi ini akhirnya telah menjadi "gerbang" ke Internet. Pustakawan telah menjadi bagian dari tim dari orang-orang yang telah bekerja-pada disebut standar metadata Dublin Core. OCLC, sebuah perpustakaan besar yang berorientasi jaringan bibliografi, didirikan CORC (Koperasi Online Resource Center) pada akhir l990s dalam rangka untuk menyediakan jalan bagi perpustakaan untuk katalog sumber daya online kooperatif dan siap untuk memiliki akses ke database metadata yang menggambarkan sumber-sumber Web penting. CORC telah nw OCLC telah diserap ke Web interface untuk katalogisasi disebut Connexion. Dalam Connexion, katalogisasi dapat dilakukan baik dalam format atau MARC/AACR2 tradisional di Dublin Core format. Sebuah fitur penting Connexion berkenaan dengan pengorganisasian Internet adalah penyediaan untuk pengembangan pathfinders untuk mata pelajaran tertentu.

Pengorganisasian banyak kerja di internet telah dilakukan oleh orang lain selain pustakawan. Mesin pencari, misalnya, telah dikembangkan oleh ahli komputer dan pemrograman. Kebanyakan orang menghargai mesin pencari, meskipun mereka mungkin frustrasi bahwa mesin pencari tidak lebih selektif dan tepat. Sebagian besar program atau agen (misalnya, robot, spider, dll) dikirim untuk menemukan situs untuk ditambahkan ke indeks mesin pencari untuk mengindeks mampu hanya teks, grafik dan gambar dapat dikenali seperti itu, tetapi tidak dapat ditafsirkan kecuali mereka telah tekstual label. Selain itu, program ini tidak dapat menganalisis situs tujuan, sejarah, kebijakan, dan sebagainya. Dalam rangka untuk memperbaiki situasi, bekerja pada berbagai jenis metadata (yaitu, informasi tentang informasi) yang terus-menerus dan penting, informasi yang tepat dapat dikumpulkan oleh robot dari metadata yang telah ditambahkan ke sebuah situs oleh penulis atau oleh seseorang yang terlatih dalam menggambarkan dan menganalisis informasi paket, walaupun pada saat ini, penyalahgunaan metadata (misalnya, penambahan kata kunci kata-kata yang populer tapi tidak ada hubungannya dengan isi situs) telah membuat mesin pencari dari membuat menggunakannya. Benar digunakan, meskipun, metadata dapat mencakup informasi tentang nontextual bagian dari sebuah situs, informasi tentang situs tujuan dan sejarah, informasi tentang isi situs, dan sejenisnya.

Ada software yang secara otomatis mengelompokkan dan mengindeks dokumen elektronik, tetapi alat bantu otomatis mengkategorikan informasi yang berbeda dari orang. Situs pencarian Yahoo! mengklasifikasikan oleh bidang studi yang luas menggunakan indexers manusia. Pendekatan ini telah populer, meskipun tidak sepenuhnya berhasil sebagai klasifikasi. Sebuah proyek penelitian di OCLC adalah suatu pendekatan untuk meningkatkan klasifikasi otomatis menggunakan Klasifikasi Desimal Dewey. Peneliti untuk "Infomine" (perpustakaan digital) adalah sistem untuk mengembangkan secara otomatis menetapkan Library of Congress Classification dan Library of Congress Subject Headings. –

Meskipun beberapa percaya bahwa pengorganisasian Internet s mustahil, bagian itu yang penting untuk mengambilan dan untuk generasi yang akan dibawa di bawah kendali organisasi. Ini adalah sifat manusia, dan prinsip-prinsip belajar selama berabad-abad dalam mengorganisasikan informasi cetak dapat digunakan untuk mempercepat proses pengorganisasian elektronik, sumber daya. Yang saat ini upaya untuk menciptakan sebuah "Semantic Web," di mana data pada Web akan didefinisikan secara semantik dan terkait dengan data yang relevan untuk tujuan penemuan lebih efektif informasi, adalah contoh kasusnya.

Digital Libraries
Internet telah memberi kita sarana untuk membuat perpustakaan digital dan untuk membuat mereka dapat diakses. Perpustakaan digital sangat bervariasi dalam hal isi dan metode organisasi; semua memiliki semacam organisasi, meskipun tidak selalu organisasi perpustakaan tradisional. Persis apa yang bisa disebut sebagai "perpustakaan digital" telah menjadi bahan perdebatan. Sepanjang tahun 1990-an ada banyak eksperimen yang disebut sebagai perpustakaan digital. Sebagai contoh, pada tingkat yang paling sederhana adalah koleksi link ke sumber daya yang berkaitan dengan subjek tertentu, kadang-kadang, seperti "koleksi" (benar-benar bibliografi) yang terkoordinasi antara individu pustakawan di lembaga-lembaga yang bekerja sama sedemikian rupa sehingga perpustakaan tertentu akan setuju untuk menutup beberapa bidang subjek, dan kemudian lokasi dari semua koleksi URL dibawa bersama di halaman Web referensi pada masing-masing lembaga. Tapi "perpustakaan digital" dengan cepat datang berarti koleksi di mana sebuah situs menyediakan sumber-sumber informasi digital dengan arsitektur dan layanan untuk pengambilan sumber daya tersebut. Pada pertengahan 1990-an ini, diakui bahwa perpustakaan digital harus berisi koleksi yang terorganisasi, yang ma) 'menjadi bagian!)' Fisik, tapi setidaknya partly_or sepenuhnya elektronik itu bukan hanya satu set pointer ke-bahan lain; dan itu harus dibuat untuk penonton tertentu, kelompok pengguna, atau masyarakat.

Pindah ke abad kedua puluh satu, Christine Borgman menyatakan: "perpustakaan digital merupakan perluasan, peningkatan, dan integrasi kedua sistem pencarian informasi dan informasi berbagai lembaga, perpustakaan menjadi hanya satu. Ruang lingkup perpustakaan digital 'tidak hanya mencakup kemampuan pencarian informasi, tetapi juga menciptakan dan menggunakan informasi. "4 Dia menekankan bahwa perpustakaan digital adalah untuk komunitas pengguna dan bahwa mereka benar-benar perpanjangan dari tempat di mana sumber daya fisik yang dipilih, dikumpulkan, disusun, diawetkan, dan diakses, termasuk perpustakaan, museum, arsip, dan schools.5 ini bergema di kertas putih yang disponsori oleh Sun Microsystems yang mendefinisikan perpustakaan digital sebagai "perpanjangan elektronik pengguna biasanya melakukan fungsi-fungsi dan sumber daya mereka mengakses secara tradisional perpustakaan. "6 Tulisan ini menekankan pentingnya perpustakaan digital dalam pertumbuhan pembelajaran jarak jauh. Jarak alternatif untuk belajar sepanjang hayat mengharuskan agar perpustakaan berubah agar sesuai dengan paradigma baru ini atau menjadi usang. Para penulis mengibaratkan penggunaan "perpustakaan digital" untuk penggunaan "yg tdk mempunyai kuda kereta" dan menyatakan bahwa teknologi perpustakaan digital menjadi enabler penting dari penyediaan layanan informasi, memperluas dan meningkatkan penyediaan tradisional layanan ini society.7

Selama tahun 1990-an banyak eksperimental proyek perpustakaan digital yang didanai oleh badan-badan seperti sebagai US National Science Foundation dan Inggris Sistem Informasi Komite Bersama. Mereka bekerja untuk menghilangkan hambatan teknis dan jarak dari penyediaan akses ke semua jenis informasi dan tak tergantikan artefak. British Library's "EJectronic Beowuif Proyek" digitized abad kesebelas naskah Beowuif Di tempat lain, kamera dengan filter khusus (yang dikembangkan oleh Eastman Kodak untuk program luar angkasa) yang digunakan untuk membuat gambar dari Gulungan Laut Mati dan untuk mengungkapkan karakter dalam naskah yang mereka yang sebelumnya tidak terlihat karena kemerosotan. Audio rekaman pidato atau eksotis bersejarah suara dari alam, bersama dengan video klip dari ielevision dan film, data geospacial maju rendering, dan sebagainya, kini dapat diakses oleh para mahasiswa dan peneliti dari meja mereka. Kemampuan baru ini dikumpulkan ke dalam perpustakaan digital dan terorganisir. Isu digitalisasi, hak pengelolaan, pelestarian dan metadata pengkodean itu ditujukan.

Perpustakaan digital yang pertama adalah perkembangan adat, karena belum ada pada off-the-rak paket perangkat lunak. Sebagai contoh, University of California di Berkeley memiliki beberapa proyek yang telah memberikan sumbangan pada perpustakaan digital inovasi. Satu proyek yang dibuat spesifikasi untuk pengkodean elektronik untuk alat bantu menemukan koleksi khusus dan arsip. Proyek ini adalah dasar untuk apa yang telah menjadi dikodekan Archival Description (EM)). Proyek lain adalah Amerika II Membuat proyek, mengusulkan standar pengkodean untuk objek digital. Hal ini telah berkembang ke dalam artikel Encoding dan Transmisi Standar (METS) • 8

Contoh lain adalah Universitas Cornell, yang telah diakui bccn dilakukan karena program digitalisasi yang agresif, digitalisasi Benda-benda tersebut sebagai sumber utama abad kesembilan belas dan sejarah budaya Amerika, rekaman audio birdcalls langka, dan karya-karya yang diambil dari perpustakaan universty koleksi buku langka. Program perpustakaan digital adalah mendirikan sebuah repositori pusat untuk semua sumber daya digital ini dengan tujuan untuk mendukung total siklus hidup dari orang-orang resources.9

"Infomine" adalah contoh sebuah perpustakaan digital yang dibuat oleh kerjasama pustakawan dari beberapa perpustakaan akademik. '0 Pada situs Web-nya, Infomine digambarkan sebagai "perpustakaan virtual sumberdaya Internet," mencakup sumber daya meskipun pada CD-ROM dalam retrievals . Sistem memiliki hampir 170 pustakawan yang menciptakan "ahli menciptakan catatan." Sistem ini juga memiliki metadata yang otomatis dan semi-otomatis generasi records retrieved oleh Web crawler. Seperti disebutkan di atas, proyek-proyek pembangunan termasuk bekerja menuju penugasan otomatis Library of Congress Classification dan Library of Congress Subject Headings.

Contoh lain dari proyek koperasi adalah program komunitas museum yang mengakibatkan Seni-Museum Image Konsorsium (Amico). Sebagai museum digitiirig meningkatkan proyek, mereka menemukan bahwa mereka membutuhkan bantuan dengan meningkatnya-jumlah waktu yang diperlukan untuk memenuhi permintaan dari mahasiswa dan peneliti. Amico mengoperasikan sebuah perpustakaan digital yang menyertakan objek multimedia yang menggambarkan sepenuhnya didokumentasikan karya seni dari anggota institutions.11

Sebagaimana penekanannya bergeser dari eksperimen untuk implementasi arus utama, fokus berubah untuk menekankan standarisasi, organisasi, kegunaan, dan produksi paket yang tersedia secara komersial untuk digunakan oleh lembaga-lembaga baru saja memasuki arena perpustakaan digital. Beberapa perusahaan otomasi perpustakaan perpustakaan digital menawarkan solusi, dan beberapa perusahaan teknologi manajemen multimedia menawarkan paket-paket yang mencakup pengembangan pendidikan jarak jauh saja (dengan dimasukkannya alat untuk membuat perpustakaan digital dukungan untuk suatu kursus atau seperangkat mata kuliah). Sebagai contoh, Berupaya Information Systems, pencipta "Voyager" sistem perpustakaan terintegrasi, menawarkan "mencakup," sebuah paket termasuk sarana untuk mencapai pengelolaan objek, koleksi manajemen, lisensi dan hak manajemen, menghubungkan, dan pencarian dan penemuan. '2 Similar produk-produk yang ditawarkan oleh Ex Libris, Sirsi, dan VTLS. '3 Sebuah contoh umum sistem manajemen multimedia Produk ini Artesia Technologies ' "TIM" produk, yang digambarkan sebagai "aset digital gudang." Hal ini memungkinkan integrasi file media dengan manajemen konten web, manajemen hak digital, hubungan pelanggan manusia. pengelolaan, dan e-learning. '4

Organizatiotion perpustakaan digital sedang dicapai dengan alat-alat seperti sebagai metadata, XML / RDF skema, ontologi, dan taksonomi. Ini dijelaskan dalam bab-bab selanjutnya dari buku ini. Penyediaan akses ke perpustakaan digital semakin melalui "portal" yang memberikan akses melalui antarmuka pengguna yang bersatu untuk set yang berbeda sumber informasi. Portal menyediakan pengguna dengan cara untuk menemukan semua konten informasi bahwa mereka memiliki otoritas untuk mengakses. Server portal menyajikan layar untuk otentikasi pengguna, jika nama pengguna dan password diterima, pengguna dapat memiliki akses ke sumber daya apapun yang diperbolehkan oleh status pengguna. Sebuah lembaga akademis, misalnya, mungkin memiliki lisensi untuk para pengguna untuk mengakses berbagai database digital. Dahulu, orang harus mempelajari protokol akses untuk masing-masing database dan masukkan ID pengguna yang berbeda dan sandi. Melalui akses dikendalikan portal, yang berwenang mungkin pengguna dapat mencari database ini dengan hanya mengklik untuk memasukkan mereka, dan mungkin bahkan dapat mencari beberapa di antara mereka sekaligus. Sebuah portal perpustakaan mungkin memiliki link untuk mengakses sumber daya lokal, sumber daya terpencil, referensi bantuan, dan informasi pelindung pribadi, misalnya. Sumber daya lokal dapat dibagi ke dalam buku, jurnal, database, koleksi digital, dan tentu saja cadangan, dan semua ini dapat diakses melalui pencarian katalog. Sumber daya remote mungkin berisi link ke perpustakaan lain, berlangganan database, remote perpustakaan digital, atau Web-sumber daya yang dapat diakses. Referensi membantu mungkin termasuk alat referensi online, link ke mesin pencari online, dan referensi virtual meja dengan baik secara real-time atau e-mail akses ke pustakawan referensi. Informasi pelindung pribadi dapat mencakup daftar bahan yang dipinjam, pencarian tersimpan, dan personalized alert.

Informasi Arsitektur
Sama seperti arsitek harus menentukan kebutuhan orang-orang yang akan menggunakan ruang dan kemudian membuat suatu pola yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut untuk merancang bangunan atau struktur lain yang akan melayani kebutuhan rakyat selain menjadi cantik, sehingga harus informasi arsitek menentukan menggunakan informasi yang akan dimasukkan dan membuat pola untuk jalur untuk menemukan informasi yang dibutuhkan di samping: menciptakan antarmuka menarik informasi. Informasi arsitektur, kemudian, jauh lebih dari desain Web, namun perkembangan dan munculnya sebagai "lapangan" berkaitan erat dengan penciptaan situs Web. Andrew Dillon informasi mendefinisikan arsitektur sebagai "istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses merancang, melaksanakan dan mengevaluasi informasi ruang yang manusiawi dan diterima secara sosial untuk para stakeholder dimaksudkan mereka." 5 Dia mengatakan, dia sengaja meninggalkan definisi "terbuka sehingga kami meliputi organisasi , blueprinting, dan aspek pengalaman, dan memungkinkan untuk IA [yaitu, informasi arsitektur] peran untuk menutupi ini apëLs "6 Masih disagreeuftnt dalam erncrging ini diadakan tentang apa yang tertutup, tetapi di sana tidak tampak kesepakatan atas keinginan untuk mengelola dokumen dan memberikan akses informasi yang mudah berdasarkan desain pengalaman pengguna, termasuk interface dan sistem navigasi dan juga berguna dan menyenangkan desain grafis. :: --

Informasi arsitek menolak gagasan bahwa arsitektur informasi adalah suatu pendekatan baru terhadap organisasi informasi yang telah dipraktikkan di perpustakaan, arsip, dan museum untuk waktu yang lama. Tetapi paralel yang mencolok. Pustakawan telah lama memahami perlunya informasi memperoleh paket secara selektif dan kemudian mengatur mereka dengan cara-cara yang akan membantu pengguna dalam memperoleh akses kepada mereka yang diperlukan (meskipun orang mungkin tidak tahu semua masa depan yang menggunakan informasi ini dapat diletakkan). Pada tahun 1998 Louis Rosenfeld dan Peter Morville diidentifikasi sebagai berikut informasi pekerjaan arsitek:
• menjelaskan misi dan visi untuk situs, menyeimbangkan kebutuhan para mensponsori organisasi dan kebutuhan para penonton.
• Menentukan isi dan fungsi situs akan con tam.
• Menentukan bagaimana pengguna akan mendapatkan informasi di situs dengan mendefinisikan organisasinya, navigasi; label, dan sistem pencarian.
• Maps tahu bagaimana situs akan mengakomodasi perubahan dan pertumbuhan dari waktu ke waktu. '7

Pada tahun 2002 situasi sudah cukup berkembang Rosenfeld dan memperluas Morville penjelasan untuk mengatakan bahwa proses informasi arsitektur harus melalui tahap-tahap berikut: penelitian, strategi, desain, pelaksanaan, dan administration.18 Penelitian meliputi tinjauan latar belakang materi, mendapatkan pemahaman tujuan dan konteks organisasi, memeriksa informasi yang ada arsitektur, konten, dan ditujukan khalayak, dan akhirnya melakukan penelitian yang diperlukan untuk menyelidiki situasi. Strategi muncul dari pemahaman kontekstual dikembangkan pada tahap pertama dan menentukan tingkat atas situs organisasi dan struktur navigasi, sementara juga mempertimbangkan jenis dan metadata dokumen skema. Desain rinci melibatkan menciptakan cetak biru, skema metadata, dan sejenisnya, untuk digunakan oleh desainer grafis, programer, penulis konten, dan tim produksi. Pelaksanaan adalah di mana desain yang digunakan dalam bangunan, pengujian, peluncuran bantuan dari situs-pengorganisasian dan penandaan dokumen, pemecahan masalah, dan mengembangkan dokumentasi terjadi di fase ini. Administrasi melibatkan evaluasi dan perbaikan terus-menerus dari intorination situs arsitektur. Strategi dan desain fase adalah orang-orang yang membutuhkan pemahaman teoritis dasar-dasar organisasi informasi, termasuk pemahaman mengenai metadata; penyediaan jalur akses dengan semua petugas hubungan di antara mereka; subjek pendekatan berdasarkan kategori, klasifikasi, atau label abjad ; dan desain sistem yang akan memungkinkan menampilkan hasil dalam logis dan bermanfaat fashion (yaitu, prinsip-prinsip yang dibahas dalam sisa buku ini).

Data Administrasi
Administrasi data adalah istilah yang diterapkan untuk mengendalikan ledakan informasi elektronik di kantor dan pengaturan administrasi lainnya. Ini berakar pada kantor sistem pengarsipan yang berkembang di seluruh abad kedua puluh. Sistem ini telah sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi-mesin tik, mesin fotokopi, dan komputer (dimulai dengan penyortir dan collators)-dan sering disebut sebagai sistem manajemen catatan. Manajemen catatan sistem ini sering berhubungan dengan arsip, karena itu adalah tempat catatan organisasi dapat disimpan ketika hidup mereka beroperasi berguna telah berlalu.

Seperti yang terjadi di bagian lain dari masyarakat kita, data administrasi pernah terlibat dalam menjaga, pengarsipan, dan memelihara catatan kertas. Itu adalah waktu yang lebih sederhana, tetapi juga membuat frustrasi waktu, karena biasanya hanya satu salinan catatan ini diajukan hanya dalam satu tempat. File label dari salah satu manajer catatan tidak selalu logis berikutnya. Sebagai informasi mulai yang masuk dan disimpan dalam file elektronik, jalur akses (file label) menjadi tak terlihat. Ini bukan masalah langsung selama orang-orang yang mengembangkan file elektronik didokumentasikan apa yang terkandung di dalamnya. Situasi menjadi lebih rumit ketika komputer pribadi mulai kuat untuk memungkinkan orang untuk menyimpan dan file informasi mereka sendiri pada desktop mereka. Masalah kontinuitas dikembangkan saat ini file pribadi ditinggalkan.

Selama bertahun-tahun berbagai operasi otomatis, masing-masing dengan sistem. Sebagai contoh penggajian, buku besar, piutang, persediaan, dan sistem seperti itu otomatis secara terpisah. Selama tahun 1990-an, integrasi sistem ini berlangsung dengan hasil bahwa sistem yang memiliki banyak data redundan bidang dengan sedikit dokumentasi dari konten mereka. Bidang ini sepertinya dimaksudkan untuk berisi informasi yang sama, tapi apa yang sebenarnya ada sering berbeda (misalnya, nama yang diberikan secara penuh dalam file daftar gaji, tapi nama tengah disingkat menjadi awal fakultas dalam file). Situasi ini sedang diselesaikan dengan databa &. sistem manajemen seperti Oracle, yang memiliki perangkat lunak yang menyelesaikan pergudangan data, integrasi data, keamanan, dan banyak lagi. '9

Data administrator telah berurusan dengan ledakan informasi mereka dengan menggunakan prinsip-prinsip organisasi informasi. Unit yang perlu diatur dalam administrasi lingkungan elektronik adalah hal-hal seperti direktori, lalat,-program, dan pada tingkat lain, hal-hal seperti nilai-nilai lapangan. Organisasi dapat oleh sistem (misalnya, penggajian, anggaran) atau dengan jenis catatan (misalnya, nama-nama orang, pendaftaran catatan). Administrator data harus melacak informasi yang melintasi batas-batas sistem (misalnya, nama-nama orang lintas batas ketika nama yang sama dimasukkan ke dalam beberapa file yang berbeda). Harus ada metode untuk menangani konsep-konsep yang memiliki nama yang sama tapi tujuan berbeda (misalnya, konsep "paruh waktu" dalam sebuah universitas dapat memiliki definisi yang berbeda-beda tergantung pada apakah seorang pun bicara tentang gaji, staf pengajar, mahasiswa pascasarjana, atau mahasiswa sarjana ).

Menyimpan semua hal ini sering dilakukan langsung melalui sebuah proses yang disebut "pemodelan data." Ini dapat digunakan sebagai pendahulu untuk desain database atau sebagai cara untuk mengintegrasikan berbagai sistem yang dikembangkan dari waktu ke waktu oleh orang-orang yang tidak lagi dengan badan hukum . Desain model data sistem menggunakan serangkaian model terkait. Proses ini adalah untuk mengembangkan model konseptual dari kegiatan pengelolaan arsip di lingkungan tertentu, kemudian model logis dikembangkan yang mencakup lebih rinci; dan akhirnya, model logis diterjemahkan ke dalam model data fisik yang dapat diimplementasikan sebagai suatu database manajemen sistem. Jika model data diperbarui dan disesuaikan untuk menyesuaikan perubahan dalam model konseptual, hal ini bisa melayani untuk waktu yang lama sebagai dasar organisasi informasi dalam pengaturan organisasi.

Seseorang individu organisasi kantor adalah masalah lain. Faktor utama dalam satu organisasi kantor pribadi tampaknya penggunaan informasi untuk khusus paket yang akan dimasukkan atau yang telah dimasukkan. Sebagai contoh, jika sebuah item harus dirujuk ke dalam rangka untuk menulis surat dalam waktu dekat, akan berada di tangan; item yang baru saja selesai dengan akan diajukan. Juga, bentuk paket dapat menjadi faktor penentu:
buku dapat disimpan, sementara surat-surat yang berhubungan dengan buku-buku dapat ditempatkan dalam file folder. Dalam salah satu informasi elektronik dari toko, maka perlu untuk mengembangkan elektronik folder, subfolder, dan sebagainya, jika salah satu adalah dapat menemukan file tertentu lagi di masa mendatang. Aspek penting dari organisasi kantor adalah bahwa beberapa koleksi kantor tersebut akan disimpan dalam arsip untuk anak cucu.

Knowledge Management
Setiap orang telah mendengar ungkapan "Pengetahuan adalah kekuatan." Awalnya, frase diterapkan pada individu dan tersirat bahwa orang yang meningkatkan pengetahuan mereka akan mampu meningkatkan kekuasaan mereka dalam masyarakat. Selama tahun 1980-an itu datang untuk dipahami bahwa gagasan yang sama diterapkan pada organisasi. Pada saat itu, ada banyak "perampingan" organisasi dalam rangka untuk mengurangi overhead dan meningkatkan keuntungan. Dalam proses itu menjadi jelas bahwa organisasi kehilangan pengetahuan yang penting sebagai pegawai kiri dan mengambil terakumulasi tahun pengetahuan dengan mereka. Pada periode yang sama ada banyak perkembangan teknologi yang terlihat pada awalnya sebagai cara untuk menghemat biaya dengan mengganti pekerja manusia. Sekali lagi, walaupun, pengetahuan yang dimiliki dan diterapkan oleh manusia itu tidak semua digantikan oleh mesin. Bagi suatu organisasi untuk bertahan hidup, pengetahuan dibawa ke tahan di wajah tantangan organisasi. Manajemen pengetahuan itu meningkatkan "kekuatan."
Manajemen pengetahuan terbentuk sebagai upaya untuk menangkap cmployees 'pengetahuan dengan teknologi canggih sehingga pengetahuan dapat disimpan dan dibagi dengan mudah. Sebagai orang-orang menjadi kewalahan dengan meningkatnya ketersediaan informasi melalui perkembangan teknologi yang pesat seperti Internet, pengetahuan manajemen mengambil peran tambahan mengatasi ledakan informasi. Teknologi yang sama ini memungkinkan pertukaran global yang "dikelola pengetahuan" tersebar di antara kelompok dari sebuah organisasi.

Mengelola pengetahuan memerlukan definisi pengetahuan, nas sebuah konsep yang telah dibahas oleh para filsuf selama bertahun-tahun tanpa penyelesaian lengkap Telah ditandai dengan beberapa cara-sebagai contoh, seperti yang berada di pikiran orang dan bukan disimpan dalam formulir sebagai kombinasi dari INP ) rmation, konteks, dan pengalaman sebagai sesuatu yang mewakili pengalaman bersama di antara kelompok dan masyarakat; atau sebagai nilai tinggi bentuk intormation yang diterapkan pada keputusan dan tindakan. R. D. Stacy. membuat pengamatan uiIlowing: "Pengetahuan adalah bukan 'sesuatu,' atau sistem, tetapi yang fana, proses aktif berhubungan. Jika seseorang mengambil pandangan ini maka tidak ada seorang pun, apalagi sebuah perusahaan, dapat memiliki pengetahuan. Pengetahuan itu sendiri tidak dapat disimpan, atau modal intelektual dapat diukur, dan tentu saja tak satu pun dari mereka c: yang dapat dikelola. "2 °

Dave Snowden mengamati bahwa pengetahuan manajemen dimulai pada tahun 1995 dengan popularisasi ide-ide tentang pengetahuan tacit versus pengetahuan eksplisit dikemukakan oleh Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi.2 'Nonaka dan Takeuchi mendalilkan bahwa pengetahuan diam-diam tersembunyi, yang berada di pikiran manusia, dan tidak dapat diwakili dengan mudah melalui elektronik; tetapi dapat dibuat eksplisit ke tingkat yang diperlukan untuk mencapai inovasi tertentu. 22 Mereka itu menggambarkan proses spiral diam-diam berbagi pengetahuan dengan orang lain melalui sosialisasi, diikuti oleh pendengar internalisasi pengetahuan, dan kemudian pengetahuan baru yang creared. , dalam tiirnbe bersama. Salju-den mengatakan bahwa hal itu tidak berarti bahwa semua pengetahuan dalam pikiran orang bisa atau harus dibuat eksplisit. Namun, program manajemen pengetahuan awal "berusaha untuk membubarkan tentara semua pengetahuan dari pemiliknya untuk membuat aset organisasi." 23 Software program yang diciptakan dan sedang. digunakan untuk tujuan ini. Sebagai contoh, Knowledge Management Software dari Novo Solusi klaim untuk mendokumentasikan prosedur internal menyediakan sarana pelatihan bagi karyawan baru, transfer pengetahuan karyawan, serta membuat dan memperbarui dikategorikan dan dapat dicari artikel manajemen pengetahuan, antara lain things.24 perangkat lunak dari IBM Lotus klaim untuk "menangkap , mengelola, mengevaluasi, dan penggunaan kembali pengetahuan-mengemudi tanggap, inovasi, efisiensi dan belajar untuk membuat keputusan yang lebih baik lebih cepat. "25 ini dan yang lainnya program tersebut bekerja untuk mencapai tujuan-tujuan berikut: menciptakan repositcries pengetahuan, pengetahuan meningkatkan akses, meningkatkan pengetahuan lingkungan, ai id mengelola pengetahuan sebagai aset. Inti isu kepedulian kepada orang-orang dalam bisnis informasi pengorganisasian adalah mereka menggambarkan, mengklasifikasi, dan mengambil apa yang telah disimpan. Dalam konteks manajemen pengetahuan, ini berarti bahwa pengetahuan organisasi harus beres, berlabel (yaitu, dijelaskan), dan diklasifikasikan ke dalam beberapa "mata pelajaran" atau kelompok jika ingin diambil saat dibutuhkan.

Sebagian besar manajemen pengetahuan sejauh ini terdiri dari manajemen konten, yang cenderung berfokus pada pengetahuan yang telah dibuat eksplisit tanpa harus mengetahui apa pengetahuan diam-diam .. masih "unmanaged." Dalam rangka untuk bergerak ke generasi berikutnya knowledg manajemen, Snow - den mengatakan bahwa kita harus mengakui bahwa pengetahuan hanya dapat secara sukarela, bukan dipaksa keluar. Selalu ada lebih daripada yang dapat diceritakan, dan yang paling penting, pengetahuan manusia adalah kontekstual-.that adalah, pengetahuan dipicu oleh keadaan. Snowden percaya bahwa tahap berikutnya memerlukan manajemen pengetahuan memahami konteks serta content.26

KESIMPULAN
Bab ini telah membahas kebutuhan dasar untuk berorganisasi, organisasi didefinisikan informasi, dan disajikan ikhtisar sejumlah pengorganisasian berbagai jenis lingkungan. Membahas bab-bab berikutnya lebih detail.the proses yang telah dikembangkan untuk organisasi informasi, orang-orang yang sedang bekerja di, dan isu-isu yang mempengaruhi
impicmcntation.